Todos los expedientes escolares se mantendrán actualizados y bajo medidas de seguridad y confidencialidad. El director de la escuela es el responsable de asegurar que el mantenimiento, la revisión y la autorización de acceso a los registros se mantengan bajo todos los requisitos legales pertinentes.
El director es la persona responsable de proveer a los estudiantes y padres elegibles con una notificación anual sobre sus derechos bajo el Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) traducido al español como Ley Federal Sobre los Derechos y la Privacidad Educacional de una Familia. Esta notificación debe contener toda la información requerida por la ley federal y sus regulaciones. El distrito escolar no tiene que avisar a las familias individualmente sino debe proveer la notificación en una manera razonable para informar a los padres y estudiantes con sus derechos. Se debe proveer una notificación de efecto a los padres y estudiante elegibles quienes tienen alguna discapacidad o quienes su primer idioma no es el Ingles.
Un padre, tutor legal, o un estudiante elegible (que tenga más de 18 años de edad o está casado/a) será autorizado a tener acceso a los registros escolares siempre y cuando lo solicite de la manera apropiada. Una revisión formal el expediente escolar solamente se hará bajo la supervisión del director o su designado. El personal de la escuela nunca destruirá un expediente escolar si esta tiene una inspección o revisión pendiente.
Un padre, tutor legal, o un estudiante elegible tiene el derecho de cuestionar cualquier artículo en el expediente escolar si este se cree estar erróneo o inapropiado. El director repasara y considerara la petición para hacer el cambio al expediente y le hará llegar su respuesta por escrito a la persona que lo haya solicitado. Los pasos subsecuentes, si son necesarios, seguirán los procedimientos de solución de conflictos como lo está provisto en la póliza del consejo de educación 1740/4010, Procedimiento para la Solución de Conflictos-Estudiantes y Padres.
Se proveerá la autorización de acceso a los registros estudiantiles inmediatamente cuando un estudiante se transfiere de escuelas y bajo cualquier circunstancia especifica permitida bajo la ley. El permiso escrito se requiere por los padres, tutor legal, o estudiante elegible en cualquier otra circunstancia.
El directorio de información de estudiantes podrá ser usada por el distrito escolar, las escuelas u organizaciones individuales, después de proveer la notificación apropiada por escrito y dada la oportunidad a los padres, tutor legal, o estudiante elegible de oponerse (póliza del consejo de educación 1310/4002, La Participación de los Padres). La siguiente es la información que puede ser considerada en el directorio:
Las decisiones de proveer información del directorio de estudiantes a organizaciones de afuera deben ser aprobadas por el superintendente o su designado. Si se aprueba la decisión de proveer información a una organización fuera de la escuela, los padres, tutor legal, o estudiante elegible deben ser notificados sobre el propósito. El distrito escolar no discrimina en las organizaciones de propósitos similares. El directorio está disponible a las organizaciones y personas que pueden dar conocimiento a los estudiantes de opciones educaciones o de carreras, la escuela puede proveer acceso a información a las fuerzas militares del estado o de los EEUU con el propósito de informar a los estudiantes sobre oportunidades de educación o carreras que ofrece la militar.
Los estudiantes con habilidades excepcionales serán proveídos con todos los derechos a sus registros que le son proveídos por la ley estatal y federal, incluyendo la ley de derechos para los discapacitados.
No se puede negar la autorización de acceso a los registros a los padres o estudiante elegible si han hecho una petición valida, ni si quiera si el estudiante o los padres deben alguna multa u otro dinero a la escuela.
Ningún estudiante será requerido a dar información en una encuesta, análisis, o evaluación que pueda revelar información sobre lo siguiente:
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Referencias Legales: Ley Federal Sobre los Derechos y la Privacidad Educacional de una Familia-Family Educational Rights and Privacy Act, 20 U.S.C. 1232g, h, 34 C.F.R. pt. 99; Ley Sobre la Educación de Individuos con Discapacidades, 20 U.S.C. 1411 et. seq.; G.S. 115-C47(26), -114, -402
Otras Referencias: Procedimiento para la Solución de Conflictos-Estudiantes y Padres (póliza 1740/4010), La Participación de los Padres (póliza 1310/4002), Acción Disciplinaria para Estudiantes de Educación Especial/Estudiantes con Discapacidades (póliza 4307), Registros de Disciplina Estudiantil (póliza 4345)
Adoptado: Enero 9, 2006